¿Las semanas pasan y ves que no eres capaz de afrontar todas las tareas que tienes que hacer? ¿Ya no sabes que hacer a la hora de planificar trabajo? Saber planificar tu trabajo semanal es clave para conseguir los objetivos marcados por nosotros mismos o por nuestros jefes. Sin una buena planificación, está demostrado que somos mucho menos productivos y el porcentaje de tiempo perdido dentro de nuestra jornada crece de manera casi exponencial. Entonces ¿Qué puedes hacer? Pues muy sencillo. Desde el Blog de Azuanet queremos darte cuatro sencillos consejos sobre cómo planificar trabajo semanal y conseguir aumentar la productividad en el trabajo. Las personas que trabajan contigo lo agradecerán, pero también tu familia y amigos, ya que una mayor productividad evitará que tengas que dedicar parte de tu tiempo libre a acabar esas tareas pendientes que son tan importantes. ¡Empecemos!
1) Establece unos objetivos generales
No estamos hablando de tareas concretas. Nos referimos a esos hitos globales que queremos alcanzar en nuestros proyectos. Es decir ¿Qué quieres conseguir esta semana? Luego tendremos tiempo de definir tareas concretas con las que alcanzar esos objetivos generales. Eso sí, es muy importante que los objetivos que nos planteemos sean realistas. No podemos pretender acabar un proyecto que nos va a llevar un mes en una semana. Esto solo terminará dando al traste con nuestra planificación, y restará credibilidad a la manera en la que hemos organizado el tiempo. Debe ser realista, pero siempre es conveniente que sea una planificación exigente. De otra forma, corremos el riesgo de relajarnos en exceso viendo que cumplimos nuestros objetivos trabajando «a medio gas».
2) Establece las tareas concretas con las que pretendes alcanzar esos objetivos generales
Es el momento de planificar con mayor detalle nuestra semana. Para ello puedes ayudarte de las muchas plantillas que puedes encontrar por la red o incluso alguna herramienta informática como por ejemplo Google Calendar. Se trata de establecer tareas concretas a cada hora de tu jornada laboral. Como hemos comentado en el punto anterior, estos objetivos deben ser realistas. De nada vale la planificación si el primer día ya arrastras un retraso de varias horas. Es muy importante que tengas en cuenta un pequeño margen para cubrir esas cosas que pueden entretenerte (llamadas de teléfono, contestar a un email importante, reunirte con un cliente, etc) y que no siempre podemos planificar. También es muy recomendable tener en mente unos límites que no queremos sobrepasar y que nos pueden dar la posibilidad de tener vida fuera del trabajo (a las 14:00 dejo de trabajar para comer y descansar, a las 19:00 salgo a practicar deporte, etc.). De otro modo podemos pasar muchas más horas en el trabajo de las que deberíamos. Y no se trata de trabajar más horas. Estudios de prestigiosas universidades determinan que cuando se trabaja muchas horas, baja la productividad de manera considerable. Lo importante es ser productivos, no estar ocupados muchas horas.
3) Trata de minimizar las distracciones durante tu jornada laboral
Hay muchas tareas en nuestro día a día que son grandes «devoradoras» de nuestro tiempo. Entre ellas, las más importantes son el correo electrónico y el teléfono. Nuestro consejo es que sepas darle a cada cosa su tiempo, pero hacerlo de un modo ordenado que nos permita avanzar con lo que realmente importa. Al menos que estés esperando un correo muy importante, no pasa nada por que veas el correo 3-4 veces al día, en lugar de estar continuamente pendiente de él. Podemos dedicar una determinada franja horaria dentro de nuestra planificación a gestionar el correo electrónico cada día.
4) No menosprecies tu tiempo libre
Recuerda que un trabajador feliz es un trabajador eficaz. Es importante que tu vida no sea trabajo, trabajo y más trabajo. Está demostrado que cuando estamos descansados y animados, nuestra productividad crece de una manera espectacular, o lo que es lo mismo, dedicamos nuestra jornada laboral a trabajar. Por ello es fundamental que a la hora de planificar trabajo semanal establezcamos franjas para nuestro ocio y descanso (y hacer todo lo posible por respetarlas). Tener una rutina en nuestro tiempo libre puede ayudarnos a desconectar.
No dejes de lado nuestros consejos y verás cómo cada día te sientes mejor en tu trabajo. Notarás que alcanzas tus objetivos y tienes tiempo para ti. ¿Alguna duda sobre cómo planificar trabajo? No dejes de leer nuestro otro post sobre cómo optimizar tu tiempo de trabajo de forma eficaz. ¡No te lo pierdas!
